مركز الدكتور للمعلوماتية
تدوير البيانات في برنامج كريستال للمحاسبة والمستودعات

تدوير البيانات في برنامج كريستال للمحاسبة والمستودعات

تعتبر عملية تدوير البيانات من الحاجات المهمة جداً في برامج المحاسبة لما لها من أهمية كبيرة في معرفة نتيجة السنة المالية سواء كانت ربح أو خسارة، وكذلك ترحيل ارصدة حسابات الزبائن والموردين والأصول وغيرها من الحسابات الأخرى، إلى سنة مالية جديدة، وفي هذه المقالة ويتبعها فيديو أيضاً سنتعرف بالتفصيل على طريقة تدوير البيانات في برنامج كريستال المحاسبي، ومن أبرز هذه النقاط التي ستناولها:

  • الهدف من تدوير البيانات
  • خطوات ما قبل تدوير البيانات
  • خطوات تدوير البيانات في برنامج كريستال
  • التأكد من صحة التدوير

الهدف من تدوير البيانات

  1. لأجلِ معرفةِ نتائجِ أرباح أو خسائرِ أعمال السنة المالية الحالية.
  2. وكذلك لأجل توليد القيد الافتتاحي تلقائياً للسنةِ الماليةِ الجديدة، والذي يحتوي على جميع الحسابات التي لها رصيد سواء كانت دائن او مدين.
  3. تدوير جميع بطاقات الحسابات والمواد ذات الرصيد أو حتى التي ليس حركة.
  4. توليد فواتير بضاعة أول المدة، وهو جرد المواد للمخزون المتوفر في المستودعات.
  5. إنشاءُ مَلَفٍ مُحاسبيٍّ جديد، خالي من الحركات المحاسبية والمخزنية، مع الاحتفاظ بالرصيد النهائي لكل حساب ولكل مادة.

خطوات ما قبل تدوير البيانات

  1. يجب التأكد قبل التدوير من صحة جرد المواد وذلك باستخدام نموذج التسوية الجردية. وننوه إلى أن البرنامج يقوم بتصفير المواد السالبة تلقائياً أثناء عملية التدوير.
  2. التأكد من صحة حسابات الموردين والزبائن والموظفين وباقي الحسابات التي تخص الميزانية، وذلك من خلالِ مُرَاجَعَةِ الحِسَاباتْ، باستخدام تقرير ميزان المراجعة أو أرصدة الحسابات. (مع العلم بأنه يمكنك تعديل الرصيد في القيد الافتتاحي بعد تدوير البيانات).
  3. معالجة فروقات أسعار صرف العملات -إن وجدت- .
  4. التحقق من جميع الشيكات الصادرة والواردة وتعديل المطلوب تعديله قبل البدءِ بعملية التدوير، لأنه لا يمكن التعديل على سندات الشيكات المدورة.
  5. نقوم بعمل صيانة للبيانات.

خطوات تدوير البيانات في برنامج كريستال

  1. ننشئ حساب الأرباح والخسائر الخاص بالسنة المالية المنتهية ضمن الحساب الرئيسي أرباح وخسائر سنوات سابقة والموجود ضمناً في الحساب الأب المطاليب، وإذا لم يكون حساب الأرباح والخسائر السنوات السابقة موجوداً، ننشئ حسابات رئيسياً له.
  2. نبدأ عملية التدوير، ونكتب اسم الملف الجديد، وعادةً ما يشير إلى اسم النشاط التجاري مع اسم السنة، مثلاً: شركة كريستال للبرمجيات 2021.
  3. نحدد بداية ونهاية السنة المالية الجديدة، ولا مانع من تمديد التاريخ لأي تاريخٍ تراهُ مناسباً.
  4. نحدد من الخيارات ما نريد تدويره للملف الجديد، وإذا كنا نتعامل بالاقساط نحدد خيار تدوير الأقساط.
  5. إذا كان لدينا شيكات، نحدد خيار تدوير الشيكات، ومن خيارات الشيكات، نحدد الشيكات التي نريد تدويرها، مثلا نريد تدوير الشيكات التي ما زالت قيد التحصيل، ولا نريد تدوير الشيكات التي تم تحصيلها.
  6. نضغط على زر تهيئة، وذلك للدخول إلى نافذة جرد المواد، لاعتماد قيمة البضاعة منها، وتسجيلها بالقيد الافتتاحي.
  7. في نافذة تهيئة الجرد، نحدد نوع تسعيرة تكلفة المواد، والخيار الافتراضي: هو نفسُ التكلفة المختارة في خيارات الملفْ، تبويب الموادْ.
  8. سابعاً: نحدد من الخيارات بالاسفل ما يلزمنا. فمثلاً:
  • تجاهل تاريخ الصلاحية: وذلك لعدم تدوير تاريخ الصلاحية للمواد.
  • معالجة الكميات السالبة بالموجبة: وهي خاصة بحالة تجميع المواد حسب تاريخ الصلاحية، حيث يتم تسوية الكميات السالبة بالموجبة وذلك بإلغاء السالب، وطرحه من الموجب.
  • تجاهل الأرقام التسلسلية: لعدم تدوير سيريالات المواد.
  • تجاهل رقم الدفعة: لعدم تدوير أرقام الدفع.
  • تجاهل فواتير الربط: لعدم تدوير فواتير الحجز والربط.
  • تدوير ارقام الفواتير: وذلك لأجل الاستمرار بترقيم الفواتير عند الرقم الذي انتهت عنده آخر فاتورة.
  1. في حال أردنا تدوير أرصدة الحسابات نبقي على خيار توليد سند قيد افتتاحي مفعل، ونبدأ بتحديد حساب الأرباح والخسائر، بالحساب الذي انشأناه قبل قليل باسم: أرباح وخسائر 2020.
  2. أما إذا أردنا التدوير بدون الأرصدة، فقط لأجل استنساخ ملف جديدْ، يحتوي على البطاقات والاعدادات والتصاميم، نلغي خيار توليد قيد افتتاحي، ونتجاهل جميع الخيارات الأخرى.
  3. حساب بضاعة أول المدة يبقى كما هو، أو يمكنك إنشاء حساب آخر للسنة الجديدة.
  4. تدوير مراكز الكلفة: في حال كنا نعمل مع مراكز الكلفة نحدد هذا الخيار لأجل تدوير أرصدة مراكز الكلفة في القيد الافتتاحي، وفي حال لا نعمل بمراكز الكلفة، لن يظهر لك هذا الخيارْ.
  5. خيار تجميع العملة: في حال كنت تستخدم عملة واحدة في البرنامج لن يظهر لك هذا الخيار، ويمكنك تقديم الفيديو لتجاوز شرح هذه النقطة.
  6. وخيار التجميع حسب العملة، خيار مهم جداً للمستخدمين الذين يعملون بأكثر من عملة، ويريدون تدوير الأرصدة حسب رصيد العملة لكل حساب، وفيما يلي شرح لخيارات التجميع:
  1. الخيار الأول افتراضي: من خلاله يتم تدوير أرصدة الحسابات حسب خيار تجميع العملة في بطاقة كل حساب، فمثلاً لو أن زبون 1 محدد له خيار التجميع وله رصيد بكل عملة سيتم تدوير الرصيد بالعملتين.
  2. العملة الرئيسية: باختياره يتم تدوير أرصدة الحسابات حسب العملة الرئيسية للبرنامج، وأي حساب له رصيد بعملة ثانوية أو ارصدة متعددة حسب العملات، سيتم تحويل رصيد جميع العملات المستخدمة إلى رصيد واحد فقط بالعملة الرئيسية.
  3. عملة الحساب: باختياره يتم تدوير الأرصدة حسب العملة المختارة في بطاقة الحساب إن كانت عملة 1 أو عملة 2 سيتم تحويل رصيد جميع العملات إلى العملة المحددة في بطاقة الحساب، سواء كانت رئيسية أو ثانوية.
  4. عملة السند: يتم تدوير الأرصدة حسب العملة المستخدمة في الفواتير والسندات، فإذا كان يظهر رصيد الحساب بأكثر من عملة في كشف الحساب، فسيتم تدوير الرصيد كما هو موجود بكشف الحساب حسب كل عملة، وهو خيارٌ شبيهٌ بالخيار الأول الافتراضيْ.

التحقق من صحة التدوير

بعد الانتهاء من تدوير البيانات، نذهب إلى إدارة الملفات ونفتح الملفات المحاسبي الجديد ونتأكد من وجود فاتورة بضاعة أول المدة، وسند القيد الافتتاحي.

الشرح بالفيديو أو شاهده على منصة اليوتيوب